Documentos que todo MEI precisa ter

No curso desse ano, na ânsia de empreender, antes de termos um CNPJ só nosso, a Tea With Me começou a emitir notas fiscais pelo MEI (Microempreendedor Individual), programa do Governo Federal que possibilita que micro empreendedores saiam da informalidade, tenham um cadastro nacional de pessoa jurídica e possam emitir até R$60 mil por ano em nota fiscal.

O programa é lindo e rápido. Demora menos de 10 minutos para você ter um CNPJ e poder emitir as notas. O pagamento mensal, que já conta com INSS e tudo, é menor que R$50. Você pode comprar um token para emitir notas eletrônicas ou, aqui em Belo Horizonte, ir na sede do BH Resolve, no centro da cidade, e emitir por lá todos os documentos necessários – inclusive imprimir as guias, também, já que o BH Resolve conta com uma estrutura brilhante e muito adequada para ajudar o microempreendedor.

Resumindo, o MEI funciona muito bem, até que você bata de frente com uma outra coisa tão brasileira quanto esse programa: a burocracia.

Tivemos recentemente um cliente que, por força das circunstâncias, precisou receber as notas emitidas pelo meu MEI. Até aí tudo bem: o imposto recolhido nela era muito menor, ela estava dentro dos padrões (somada às outras, não dava R$60 mil em faturamento anual), o BH Resolve me pediu dois dias úteis para imprimi-la e levar ao cliente. Tudo maravilhoso.

Só que, aí, esse cliente precisou de uma série de documentos que eu não sabia nem que existia – mas que, pelo visto, todo microempreendedor individual tem que ter. A sorte da minha vida é termos no time um contador que saca tudo de MEI e que pôde ajudar a gente nessa hora sombria – porque sem os devidos documentos o cliente não paga, a gente fica com carão pros fornecedores e é aquela roda gigante de constrangimentos infindáveis.

Para que você não passe pelo mesmo perrengue que a gente passou nesse último mês do ano, segue aqui uma relação de documentos que você, como MEI, vai precisar apresentar pra alguém mais cedo ou mais tarde. E desde já agradecemos demais a paciência de todo o time que ficou metade do mês sem receber porque eu não tirei todos esses documentos lá em janeiro, quando fiz meu MEI.

(Sim, amigos, gerir empresa vai muito além do glamour… aliás, tô procurando esse tal glamour até hoje! É preciso seriedade e muita paciência com burocracias para vencer obstáculos gerenciais.)

Documentos que todo MEI precisa ter

CND: a Certidão Negativa de Débito é um documento que com certeza você vai precisar para notas maiores ou para concorrências com dinheiro público. Geralmente se emite a CND pela internet, mas, em alguns casos, o contribuinte deve se dirigir a uma agência da Receita Federal, Previdência Social ou Caixa Econômica para regularizar pendências resolvidas apenas pessoalmente.

Cadastro da Empresa: para tirar seu FGTS como MEI, por exemplo, é preciso ir em qualquer agência da Caixa Econômica Federal, cadastrar sua empresa e tirar, na hora (ou em cinco dias úteis, como foi meu caso), a declaração de FGTS. Para efetuar o cadastro você precisa ter em mãos a seguinte documentação, que você tira pela internet mesmo:

  • Cópia do CNPJ
  • Certificado de condição do MEI

Após o cadastro você pode solicitar a chamada “Certidão Negativa” do FGTS.

Recibos da declaração do IR dos últimos três anos: acredite, é bom você ter isso sempre em mãos. Minha mãe é que declara meu Imposto de Renda (ela é fera) e, por isso, quando eu pedi os recibos ela me deu na hora. Mas imagine se você precisa disso com urgência e não sabe onde estão esses papéis… dica de amiga: ache esses recibos e guarde no cofre. Agora.

GFPI: essa sigla significa “Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social” e o documento é uma declaração igual a do Imposto de Renda, porém com informações sobre o INSS e o FGTS da empresa. Essa declaração é enviada mensalmente à Previdência Social, através da Receita Federal, e é obrigatória para a maioria das empresas – mas meu contador nunca tinha nem ouvido falar que os MEIs também deveriam enviá-la, a menos que tivessem funcionários (cada MEI pode empregar até uma pessoa). Pois é, gente, mas precisa. E é bom resolver essa pendência o quanto antes, porque é a que mais agarra. Para ela é preciso até fazer um certificado digital.

Em meio aos e-mails para resolver toda essa documentação em tempo recorde, estilo Usain Bolt, nosso contador mandou uma mensagem que dizia o seguinte: “para finalizar, quero te dizer que você pode ficar tranquila porque é assim mesmo. Infelizmente o MEI é vendido para o cidadão como algo super simples e, na prática, vemos que não é bem assim”.

Provavelmente eu sou a maior fã do programa de MEI, só tenho a agradecer a quem teve essa brilhante ideia para facilitar a vida de todos. Se alguém tivesse me contado que passou por todo esse perrengue para conseguir receber um pagamento, com certeza eu não daria ouvidos. Mas, como eu mesma passei, fica a dica aí pra todo mundo que é MEI: tenham esses documentos em mãos o mais rápido possível. De preferência, contem com a ajuda de um profissional da contabilidade que saiba sobre o MEI porque, se fazer tudo isso sozinha dá trabalho, descobrir por conta própria deve ser tarefa impossível.

E, nunca, jamais, em tempo algum, deixe as coisas para a última hora. Eu sei que isso é tão brasileiro quanto a burocracia ou o MEI, e que velhos hábitos não morrem fácil, mas, no mundo do empreendedorismo, “deixa que segunda-feira eu resolvo isso” é uma cultura que temos que abolir. Viver com ela, meus amigos, só vai piorar as coisas – e atrasar todo o seu fluxo de caixa.

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1 Comment

  1. A fardo horária semanário é de mais ou menos 25h, e também você tem direito
    para um dia de folga.

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